Ha olyan nyomtatót keresünk, ami képes szkennelni és faxolni is, akkor a multifunkciós termékek között kell körülnéznünk.
TovábbA nyomtató vásárlásánál olyan szempontokat kell figyelembe venni, hogy milyen sűrűn kívánjuk használni, szeretnénk-e vele jó minőségű képeket nyomtatni, szánni fogunk-e elég időt a havi karbantartásukra és mennyire kell, hogy költséghatékony legyen. Ha irodában kívánjuk használni, természetesen másfajta nyomtatót kell keresnünk, mint amit otthonra vennénk és ez fordítva is igaz.
A nyomtatókba tonereket vagy patronokat kell vásárolni és ezek legtöbbje nyomtató specifikus. Magyarul X márkájú nyomtatóba nem lehet belerakni az Y márkájú patront és fordítva. A tintapatronok ára is lényeges lehet, hiszen pár nyomtatás után többe kerülhet a tinta, mint amennyit a nyomtatóért fizettünk.
Nem mindegyik nyomtatófajta képes színesen nyomtatni. Ez a használt technológiából adódik. A lézer és LED nyomtatók az alsó árkategóriában csak fekete színt képesek használni, de azt rendkívül hatékonyan, gyorsan és olcsón. A tintasugaras nyomtatók egy része már fényképek nyomtatására is alkalmas, gyönyörű a kinyomtatott végeredmény, de sűrűn kell őket karbantartani, hamar kifogy vagy beleszárad a tinta, amit ráadásul drága cserélni. A mátrix és hőtranszferes nyomtatókat leginkább pénztárgépeknél használják, általában nem tudnak színeket. A 3D nyomtatókkal viszont nem dokumentumokat, hanem konkrét tárgyakat tudunk készíteni, de ez speciális tudást igényel.
A sebesség percenként azt jelöli, hogy a nyomtató egy perc időtartam alatt hány darab oldalt tud elkészíteni. Ez irodai munka során lehet igazán fontos tulajdonság, hiszen amikor például 100-nál több oldalt kell kinyomtatni, nem mindegy, mennyi időt vesz igénybe a dolog.
A nyomtató felbontása leegyszerűsítve azt jelöli, hogy a kinyomtatott szöveg vagy kép mennyire sima és részletes. Minél nagyobb a felbontás, annál több részlet lesz felfedezhető a kész anyagon.
A papírformátum természetesen a támogatott papírméretet jelöli. Ha van egy maximális támogatott méret, akkor a nyomtató általában képes annál kisebb papírokkal is dolgozni. Például egy A4-es gép jó eséllyel tud például A5-ös vagy A6-os méretben is nyomtatni.
A legtöbb nyomtató támogatja az USB csatlakozást, így a számítógépre kötve lehet őket használni. Viszont egy-két speciális gép (pl. blokknyomtató) még a régi időkből való soros port szabványt támogatja. Ha otthon vagy az irodában több számítógépet is használunk és emiatt a nyomtató nincs mindig a közelünkben, akkor érdemes olyan nyomtatót keresni, amelyik képes rákapcsolódni a helyi hálózatra például LAN kábel, Wi-Fi segítségével. Vezeték nélküli elérést kínál még a Bluetooth kapcsolat is.
A kártyaolvasó segítségével memóriakártyáról is tud a nyomtató dolgozni, nem szükséges neki számítógép.
A nyomtató memóriája dönti el, hogy hány oldal tárolható egyszerre a gépben. Ha egyszerre sok oldalt kívánunk kinyomtatni, akkor a nyomtatás a feldolgozás idejére megakadhat, több (jobban fogalmazva elegendő) memóriával tehát gyorsabban végzi el a munkát.
A hálózati nyomtatás során Wi-Fi-vel vagy az "internetkábelhez" hasonló csatlakozót használva (LAN) lehet nyomtatni akár vezeték nélküli eszközökkel is vagy úgy, hogy nincs is közvetlenül a nyomtatóra dugva a számítógépünk.
A duplex nyomtatás azt jelenti, hogy a nyomtató képes a papír mindkét oldalára nyomtatni a felhasználó közbeavatkozása nélkül.
A szkennerek segítségével digitalizálhatjuk és a számítógépen megtekinthetővé tehetjük a papír alapú dokumentumainkat.
A lapáthúzós és lapadogatós szkennerek nagyobb mennyiségű, általában A4-es vagy kisebb dokumentumok szkennelésére alkalmasak. A síkágyas szkennerekbe egyesével pakoljuk be a papírt, de így az összefűzött dokumentumok vagy könyvek is beolvashatóak.
Fax segítségével dokumentumokat küldhetünk telefonos hálózatokon. Sokan használják a mai napig, hiszen bizonyos szempontok alapján biztonságosabban lehet bizalmas dokumentumokat küldeni így, mint interneten.
A másoló nem csak szkenneli a dokumentumot, hanem azonnal többszörözi is azt.
